ELO Dokumentenmanagement: Funktionen, Einführung und das passende Angebot

Die bestehende Dateiablage kann Dokumente speichern. Ein DMS ergänzt die strukturierte Arbeit damit. Bei ELO lassen sich fünf Funktionsgruppen unterscheiden:

1. Dokumente ablegen: E-Mails, Scans, Rechnungen, Verträge und Personalunterlagen werden einem nachvollziehbaren Ablagekontext zugeordnet.
2. Digitale Akten führen: Zusammengehörige Unterlagen werden beispielsweise in Kunden-, Vertrags- oder Personalakten gebündelt.
3. Suchen und Versionen unterscheiden: Metadaten, Volltext und Versionsinformationen helfen, das richtige Dokument und seinen Bearbeitungsstand zu finden.
4. Abläufe steuern: Freigaben, Wiedervorlagen, Fristen und Zuständigkeiten werden im vorgesehenen Workflow geführt.
5. Aufbewahrung organisieren: Berechtigungen, Protokollierung und konfigurierte Regeln unterstützen den Umgang mit aufzubewahrenden Dokumenten.

Welche Funktionen und Erweiterungen enthalten sind, hängt von der angebotenen Konfiguration ab. Die Herstellerdokumentation trennt deshalb Plattform, Clients, Integrationen und einzelne Lösungen.

DMS und ECM überschneiden sich in der Praxis. Mit „ECM“ rückt zusätzlich die unternehmensweite Verbindung von Inhalten und Prozessen in den Vordergrund. Für den Einkauf ist weniger das Etikett entscheidend als die Frage, ob Ihr Ablauf vollständig abgebildet wird.

ELO ist besonders dann prüfenswert, wenn die Dokumentenarbeit über mehrere Personen oder Systeme verteilt ist: Eine Freigabe bleibt im Postfach liegen, die Vertretung findet den Vorgang nicht oder mehrere Dateiversionen lassen den gültigen Stand offen.

Das kann einen mittelständischen Betrieb mit 50 oder mehr Beschäftigten betreffen, aber auch ein kleineres Team mit vielen anspruchsvollen Vorgängen. Eine feste Mitarbeitergrenze ist kein sinnvolles Auswahlkriterium. Relevant sind Dokumentenvolumen, Beteiligte, Ausnahmen, Integrationen und die Anforderungen an den Betrieb.

Typische Ausgangspunkte sind viele Eingangsrechnungen, etwa in Handel, Logistik und Fertigung, verteilte Vertragsverantwortung, sensible Personalunterlagen oder mehrere Standorte mit gemeinsamen Dokumenten. In regulierten Abläufen müssen zusätzlich die jeweils geltenden organisatorischen und rechtlichen Anforderungen konkret umgesetzt werden.

Wenn wenige Personen mit überschaubaren Dokumenten ohne komplexe Freigaben arbeiten, sollte zuerst geprüft werden, welchen zusätzlichen Nutzen ein DMS gegenüber einer sauber organisierten bestehenden Lösung bringt.

Der Modulbedarf entsteht aus Ihren Prozessen. Die von Diventus beschriebenen Bereiche umfassen:

ELO Invoice: Eingang, Erfassung, Kontierung und Freigabe von Rechnungen. Für den konkreten Einsatz sind benötigte Formate und Verarbeitungswege festzulegen: Scan/OCR, PDF, ZUGFeRD, XRechnung und gegebenenfalls Fattura. Eine Formatbezeichnung allein bestätigt noch nicht jede Variante und nachgelagerte Buchhaltungsanbindung.

ELO HR und Recruiting: Personalakten, Mitarbeiterverwaltung und Bewerbungsabläufe mit passenden Zugriffsrechten. Berechtigungen und Dateiverschlüsselung unterstützen die Umsetzung des Datenschutzkonzepts. Dabei unterscheiden sich die Rollen im Personalbereich, bei Führungskräften und in der Administration; das muss im Konzept sichtbar werden.

ELO Contract: Vertragsverwaltung mit Vorlagen, Bearbeitung, Zuständigkeiten und Fristen. Vor der Einrichtung werden Verantwortliche sowie erforderliche Erinnerungs- und Freigabeschritte festgelegt.

ELO for Mobile: Dokumentenzugriff, Dokumentenerfassung, Workflows und Freigaben von unterwegs, je nach unterstütztem Client und Konfiguration. Welche Geräte, Clients und Freigaben zum Vorhaben passen, wird mit der vorgesehenen Version geprüft. Diventus-Modulübersicht

Weitere Bereiche der bestehenden Diventus-Lösungspalette bleiben je nach Bedarf relevant: DocXtractor für Erkennung und Klassifizierung eingehender Dokumente, Learning für Planung, Durchführung und Dokumentation von Weiterbildung, Meeting für Agenden, Sitzungen, Protokolle und Aufgaben sowie Visitor für die digitale An- und Abmeldung von Besuchern. Sie gehören nicht automatisch zum Umfang jeder Einführung.

ELO in Aktion

Die vorhandenen Videos zu ELO Invoice und ELO HR Recruiting zeigen die jeweiligen Themen anschaulich. Für die Auswahl sollte ergänzend Ihr eigener Beispielvorgang in der vorgesehenen Konfiguration vorgeführt werden.

„Microsoft-Integration“ kann mehrere Aufgaben meinen: Dokumente in Office bearbeiten, Inhalte in Teams bereitstellen, Ordner mit SharePoint Online synchronisieren oder E-Mails archivieren. Der Hersteller beschreibt dafür unterschiedliche Funktionen und Komponenten. ELO und Microsoft 365

Für das Angebot sollten diese Begriffe daher in konkrete Datenwege übersetzt werden:

Lassen Sie die beteiligten Produkte, Versionen, Module und Leistungen ausdrücklich benennen. Ein vorhandener Connector beantwortet noch nicht, ob ein individueller Datenfluss ohne Anpassung funktioniert.

Ein brauchbarer Vergleich trennt Software, Projektarbeit und laufenden Betrieb. Dafür können Sie diese Tabelle als Gesprächsgrundlage verwenden:

So lassen sich Angebote nach ihrem tatsächlichen Inhalt vergleichen. Ein Lizenzbetrag allein bildet weder die Übernahme Ihrer Dokumente noch eine individuelle Schnittstelle ab. Ein belastbarer Gesamtpreis braucht daher den vereinbarten Umfang; einen universellen Diventus-Paketpreis geben wir hier nicht vor.

1. Prozesse aufnehmen. Erheben Sie Dokumentarten, Mengen, Fristen, Rollen und die beteiligten Systeme. Auch Vertretungen, Rückfragen und seltene Ausnahmen gehören dazu.

2. Einen ersten Bereich priorisieren. Rechnungseingang, Personalakte oder Vertragsverwaltung können geeignete Startpunkte sein. Entscheidend ist ein abgegrenzter, relevanter Ablauf mit einem verantwortlichen Fachbereich.

3. Rollen und Übergaben festlegen. Vor dem Produktivstart wird entschieden, wer lesen, ändern und freigeben darf und welche Daten an ein Fachsystem übergeben werden.

4. Einen Pilot mit echten Anforderungen prüfen. Verwenden Sie zulässige Beispieldokumente. Prüfen Sie Normalfall, Vertretung, fehlerhafte Zuordnung, abgelehnte Freigabe und unterbrochene Schnittstelle. Ein Pilot ist erfolgreich, wenn die zuvor festgelegten Anforderungen erfüllt sind.

5. Schulen, ausrollen und verbessern. Die Fachbereiche brauchen eine verständliche Arbeitsweise und einen erreichbaren Ansprechpartner. Weitere Prozesse folgen auf einer geklärten Grundlage.

Ein illustratives Beispiel: Eine Rechnung trifft ohne Bestellnummer ein, während die zuständige Person abwesend ist. Wer erhält sie? Wo bleibt die Rückfrage dokumentiert? Wann darf die Buchhaltung übernehmen? Wenn die Vorführung diese Schritte zeigt, lässt sich der angebotene Workflow besser beurteilen. Details zum Prozess bietet unser Beitrag Rechnungseingang digitalisieren.

Die Projektdauer hängt von Datenbestand, Schnittstellen, Anpassungen und verfügbarer Mitarbeit der Fachbereiche ab. Ein Termin sollte deshalb auf diesem Umfang beruhen, nicht auf einer allgemeinen Wochenzahl.

Der Hersteller beschreibt Cloud-, Managed-Service- und In-House-Bereitstellung. Welche Variante Diventus für Ihr Vorhaben anbietet, wird im Projekt festgelegt. ELO-Bereitstellungsmodelle

Vergleichen Sie dabei Zuständigkeiten: Wer aktualisiert die Anwendung, prüft die Sicherung, verwaltet Rechte und bearbeitet Störungen? Wie kommen Ihre Dokumente und Metadaten bei einem späteren Wechsel wieder heraus? Ein ausgelagerter technischer Betrieb ersetzt die internen Verantwortlichen für Inhalte und Freigaben nicht.

Sobald der Betrieb von Rechnungsfreigaben oder anderen wichtigen Abläufen abhängt, sollten auch Wiederanlauf und tolerierbarer Datenverlust feststehen. RTO und RPO verständlich erklärt

Wie Diventus Einführung und Betrieb verbindet

Diventus plant ELO als Anwendung innerhalb der bestehenden IT. Je nach Bedarf können folgende Bausteine dazugehören:

ELO ist die Anwendung auf dieser Infrastruktur. Diese Bausteine sind Optionen entsprechend dem Bedarf, keine automatisch enthaltenen Bestandteile jedes ELO-Angebots. Diventus-Leistungen · becom.one · DCM · DCW

Die Software kann Regeln und Nachvollziehbarkeit technisch unterstützen. Die konkrete Umsetzung benötigt außerdem passende Arbeitsweisen, Konfiguration und Dokumentation. Bereits die historische Herstellervergleichsmatrix nennt diese Voraussetzungen ausdrücklich; sie ist keine aktuelle Rechtszusage. ELO-Produktvergleich, Juni 2019, Seite 7, Fußnote 4

Legen Sie im Vorhaben deshalb fest, wer Berechtigungen, Aufbewahrung, Löschung und die Verfahrensdokumentation verantwortet. Welche rechtlichen Anforderungen gelten, muss für Ihren Anwendungsfall geklärt werden.

Bringen Sie einen wichtigen Dokumentenprozess, die beteiligten Systeme und ein typisches Ausnahmebeispiel mit. Wir klären in der Erstberatung, ob ELO dazu passt, welche Integrationen nötig sind und welche Schritte ein realistischer Einführungspfad umfasst.

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